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在協會管理過程中，都會建立會員檔案，而會員檔案，一般除了紙質的相關資料外，還會要求會員單位提供相關電子版的會員信息，然后由協會整理成一份電子表格形式的會員檔案表，而在大多數協會中，會員檔案信息表一直存在管理難、更新難、統(tǒng)計難的問題，導致協會成立時間久了之后協會的會員資料一片混亂，想要下手整理就會覺得無從下手，結果就是越來越亂。

而造成會員檔案管理混亂的原因，主要有：

協會會員檔案信息表多數采用電子表格Excel、WPS等工具進行管理，這種工具操作簡單，信息得錄入也很方便，學習零成本。但是存在一個問題就是這類電子表格都是獨立的文件存儲與計算機中，誰需要就復制一份，誰都可以改，誰都可以復制，傳來傳去，導致最終不知道誰手上的版本是最新，最全的。

協會成立時間長，會員單位進進出出的，導致列表中數據越來越多，文件打開慢，查詢效率低，而且會出現大量無用的，冗余的舊數據，又不能刪，又沒有用，讓整理表格人人員頭疼。

會員單位信息變更頻繁，協會沒有即時同步更新會員聯系信息，關鍵時候找不到人，煩！

一旦出現協會會員檔案信息混亂，就會讓協會的工作人員的效率變得極為低下，從而導致協會的各項工作都會不同程度受到影響。

而其實，要解決這個問題，協會只需要一套可以讓會員單位也可以參與進來對自己資料進行管理的協會信息化管理系統(tǒng)即可。

信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)結合互聯網、云計算、大數據等先進技術，集會員管理、會議回執(zhí)、培訓教育、評優(yōu)評先、選舉計票、信息推送、行政辦公等功能為一體，為協會日常事務管理提供強有力的信息化支撐。

通過會軟之家，協會建立起會員信息管理平臺，通過平臺，建立完善的協/商/學會會員電子檔案體系，所有的會員信息進行唯一化數字存儲，實現會員檔案的標準化管理，會員資料的快速檢索，會員名單的自動整理，信息變更自動同步。

同時，會軟之家提供會員單位自助網上辦事平臺。會員單位如果單位的基本信息，聯系人信息等，直接登錄辦事平臺，修改后，提交到協會管理后臺，協會人員后臺審核，一鍵通過后，系統(tǒng)自動更新到系統(tǒng)所有使用這些信息的平臺，保證系統(tǒng)中會員單位的信息的唯一、準確。

而協會內部如果需要查閱會員資料，也只需要登錄系統(tǒng)查詢即可，而不是傳統(tǒng)的需要復制拷貝表格來查，這樣，既能保證查詢的數據是統(tǒng)一的，又能保證查詢到的數據是最新的最全的。

除此之外，還提供新會員在線入會申請功能，讓新入會的會員自助在系統(tǒng)中完成相關資料的填寫和提交，在會員提供紙質資料并入會成功之后，協會辦事人員只需要一鍵審核通過，即可將新會員的的信息添加到會員檔案中，省時省力！